1.1 ความหมายของข้อมูล

ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่อยู่รอบตัวไม่ว่าจะเป็น คน สัตว์ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ รวมถึงข้อมูลส่วนตัวเรา เช่น ชื่อ-นามสกุล อายุ เพศ คะแนนสอบ ซึ่งการได้มาของข้อมูลเกิดขึ้นจากการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์ การสอบถาม

การค้นหาข้อมูล เพื่อนำข้อมูลที่ได้ไปใช้งานในด้านต่างๆ ควรพิจารณาเลือกข้อมูลที่ดีที่สุด ซึ่งข้อมูลที่ดีมีลักษณะ ดังนี้

1) มีความถูกต้องเชื่อถือได้ ข้อมูลที่ถูกต้องเชื่อถือได้ ควรมาจากแหล่งข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือ เช่น การสอบถามจากผู้รู้หรือผู้เชี่ยวชาญโดยตรง การค้นหาข้อมูลจากเว็บไซต์หน่วยงานที่เชื่อถือได้ การค้นหาข้อมูลจากหนังสือเอกสารต่างๆ

2) มีความสมบูรณ์ครบถ้วน ข้อมูลที่ดีควรมีรายละเอียดครอบคลุมทุกด้าน เช่น บอกข้อดีและข้อเสีย บอกประโยชน์และโทษของข้อมูลนั้นๆ

3) ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ข้อมูลที่นำไปใช้งานควรตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ไม่นำข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือไม่เกี่ยวข้องมาใช้งาน เพราะจะทำให้เสียเวลาในการค้นหาและได้ข้อมูลที่ไม่ตรงตามความต้องการ

4) มีความทันสมัย ข้อมูลมีความทันสมัยและเป็นปัจจุบันตามกาลเวลา เพราะจะสามารถนำข้อมูลไปใช้ได้ทันที

ข้อมูลต่างๆ ที่ผ่านการรวบรวมสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้หลายด้าน ดังนี้

1) ด้านการตัดสินใจหรือการแก้ไขปัญหา เมื่อทราบข้อมูลต่างๆ จะทำให้ตัดสินใจแก้ไขปัญหานั้นๆ ได้อย่างถูกต้องและเหมาะสม เช่น ตัดสินใจเลือกซื้อสินค้าที่มีคุณภาพและราคาสมเหตุสมผล

2) ด้านการติดต่อสื่อสาร การพูดคุยเกี่ยวกับสถานการณ์ เหตุการณ์ปัจจุบัน ทำให้สามารถวางแผน รับมือหรือหลีกเลี่ยงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นได้ เช่น ข่าวพยากรณ์อากาศระบุว่า ช่วงเช้าของวันพรุ่งนี้จะเกิดฝนตกหนัก ดังนั้น ผู้ที่ได้รับข้อมูลและต้องการเดินทางในช่วงเวลานั้น ควรจัดเตรียมอุปกรณ์สำหรับการป้องกันฝน

3) ด้านการเรียนหรือการทำงาน การสืบค้นข้อมูลความรู้ต่างๆ สามารถนำมาใช้พัฒนาตนเองให้รู้เท่าทันและทำให้ปฏิบัติตามหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายได้อย่างมีบทเรียนและการทำแบบฝึกหัดเป็นประจำอย่างสม่ำเสมอจะส่งผลให้คะแนนสอบดีขึ้น

2.1 เรียนรู้ที่มาของข้อมูล

การรวบรวมข้อมูล เป็นวิธีการดำเนินการเพื่อให้ได้ข้อมูล ซึ่งการรวบรวมข้อมูลมี 5 ขั้นตอน ดังนี้

-- กำลังปรับปรุง --

1) กำหนดวัตถุประสงค์หรือประเด็นที่สนใจ เป็นขั้นตอนการกำหนดวัตถุประสงค์และขอบข่ายของข้อมูลให้มีความแน่ชัดว่าต้องการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับประเด็นใด ข้อมูลมีความละเอียดมากน้อยแค่ไหน เพื่อที่จะได้วางแผนค้นคว้าและเก็บรวบรวมข้อมูลได้สอดคล้องตามความต้องการ

2) วางแผนและพิจารณาเลือกที่มาของข้อมูล เป็นขั้นตอนการวิเคราะห์ที่มาของข้อมูลว่าควรเลือกใช้ที่มาของข้อมูลประเภทใด เกี่ยวข้องกับความต้องการอย่างไร และน่าเชื่อถือหรือไม่ เช่นบุคคลหรือผู้รับข้อมูล หน่วยงานราชการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและเหตุการณ์ต่างๆ โดยตรง

3) กำหนดวิธีการรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนการพิจารณาที่มาของข้อมูลและเลือกวิธีการรวบรวมข้อมูลที่เหมาะสม โดยวิธีการรวบรวมข้อมูล สามารถแบ่งออกได้ 4 วิธีการ ดังนี้

3.1 การสังเกต การสำรวจ และการจดบันทึก

3.2 การสอบถามหรือการสัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้อง

3.3 การสำรวจโดยใช้แบบสอบถามหรือแบบทดสอบ

3.4 การรวบรวมข้อมูลจากเอกสารหรือข้อมูลที่ผู้อื่นรวบรวมไว้แล้ว

4) ค้นหาและรวบรวมข้อมูล เป็นขั้นตอนการรวบรวมข้อมูล กำหนดสิ่งที่จะลงมือปฏิบัติ และเลือกวิธีการรวบรวมข้อมูลที่เหมาะสม

5) สรุปผลข้อมูล เป็นขั้นตอนการพิจารณาและเปรียบเทียบข้อมูล ก่อนนำข้อมูลที่รวบรวมได้มาประมวลผลให้เป็นสารสนเทศที่ต้องการ

ข้อมูลที่อยู่รอบตัวมีจำนวนมาก ข้อมูลบางอย่างสามารถนำมาใช้ได้ทันที แต่ข้อมูลบางอย่างจะต้องนำไปประมวลผลให้เป็นสารสนเทศก่อนนำมาใช้งาน ซึ่งการประมวลผลนั้นสามารถทำได้หลายวิธี เช่น การเปรียบเทียบข้อมูล การจัดกลุ่มข้อมูล การแยกแยะข้อมูล การเรียงลำดับข้อมูล หรือการคำนวณหาผลลัพธ์ของข้อมูล เพื่อให้นำข้อมูลไปใช้ได้อย่างสะดวกและเกิดประโยชน์สูงสุด